Executive Assistant

Über pplwise

pplwise unterstützt führende, schnell wachsende Unternehmen in ganz Europa bei der Umsetzung ihrer Wachstumspläne. Unsere Dienstleistungen umfassen Recruiting as a Service & Executive Search spezialisiert auf Technologieunternehmen in Wachstumsphasen.

Wir arbeiten mit börsennotierten Firmen wie Uber oder JustEatTakeaway, Unicorns wie Clark, TIER oder Taxfix und unzähligen Start-ups und Scale-ups finanziert von top Venture Capital Fonds wie Sequoia Capital, HV Capital oder Cherry Ventures.

2021 gegründet und bereits in über 20 Ländern in ganz Europa mit einem Team von über 15 talentierten Talent Partnern tätig, bewältigen ambitionierte Technologie Unternehmen Wachstumsphasen mit pplwise.

Executive Assistant (m/w/d) – in Teil- oder Vollzeit, ab 24h-40h pro Woche

München oder Wien, Remote

EUR 60.000 – 80.000 bei Vollzeit

Dein Start bei pplwise

In den ersten zwei Wochen hast du regelmäßige Onboarding-Calls mit unserem CEO, um dich schnellstmöglich in die Abläufe einzuarbeiten und alle wichtigen Personen kennenzulernen. Wir legen großen Wert darauf, dass du die pplwise-Prinzipien und Kultur verstehst, damit du selbstbewusst und autonom agieren kannst.

Nach den ersten zwei Wochen hast du ein solides Verständnis über unsere Vision, Strategie und Kultur sowie ein tiefgehendes Wissen über die Ziele und Aufgaben. Zudem hast du Beziehungen zu den wichtigsten Stakeholdern aufgebaut und bereits erste Abläufe im Rechnungsmanagement, der Buchhaltung und organisatorischen Aufgaben übernommen.

Nach dieser intensiven Einarbeitung startest du eigenständig durch und übernimmst die Verantwortung für deine Aufgabenbereiche. Du sorgst dafür, dass Rechnungen pünktlich bearbeitet werden, unterstützt bei administrativen HR-Aufgaben und organisierst reibungslos Events sowie Reisen. Dabei reportest du proaktiv deine Fortschritte und erkennst frühzeitig potenzielle Herausforderungen, um sie effizient zu lösen.

Die Herausforderung

• Buchhaltung für 3 Firmen in Österreich und Deutschland: Du kümmerst Dich um die Finanzverwaltung unserer Unternehmen und sorgst für die reibungslose Abwicklung aller Buchhaltungsprozesse.
• Rechnungsmanagement: Zu Deinen Aufgaben zählen u.a. Überweisungen zu tätigen, das Prüfen eingehender Rechnungen sowie die Verwaltung von Zahlungsläufen.
• Administrative HR-Aufgaben: Du unterstützt das gesamte pplwise Team in administrativen HR Aufgaben und stellst sicher, dass alle Prozesse rund um Personalangelegenheiten effizient ablaufen.
• Organisatorische Tätigkeiten: Du planst und koordinierst Events und übernimmst das komplette Travel-Management, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
• Erstellen von Financial Reports: Du erstellst regelmäßige Finanzberichte, sowie Analyse und bereitest diese für das Management auf.

Das bringst Du mit

• Du hast mind. 4 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise im Start-up-Umfeld.
• Du verfügst über fundierte Buchhaltungs- und Controllingkenntnisse.
• Deine Kommunikationsfähigkeiten sind hervorragend.
• Du gehst vertraulich mit Unternehmensdaten um.
• Du besitzt ein ausgezeichnetes Zeitmanagement und beherrschst die Organisation sowie Koordination mehrerer Aufgaben gleichzeitig.
• Die Zufriedenheit Deiner Stakeholder ist Deine #1 Priorität.
• Du bist ambitioniert und eine kollaborativ, beide Eigenschaften sind Kern unserer Kultur.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse um unsere Kunden im deutschsprachigen Raum bestmöglich betreuen zu können.
• Ausgezeichnete Englischkenntnisse für unsere interne Kommunikation im Team und internationale Kunden.

Das erwartet Dich

• Eine spannende, herausfordernde Tätigkeit in einem wachsenden Start-Up.
• Flexibilität und Autonomie, da wir völlig remote aufgestellt sind.
• Ein talentiertes, ambitioniertes und kollaboratives Team.
• Intensive Trainingseinheiten um einen hohen Arbeitsstandard zu entwickeln und zu halten.

pplwise fördert aktiv ein vielfältiges und integratives Umfeld, das die Individualität eines jeden Kandidaten unterstützt. Wir ergreifen positive Maßnahmen, um Chancengleichheit für Deine Bewerbung zu gewährleisten, unabhängig von Nationalität, ethnischen oder nationalen Herkunft, Hautfarbe, Religion, Behinderung, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Geschlechtsidentität.

Auch wenn Du nicht alle Anforderungen erfüllst, ermutigen wir Dich zu bewerben 🚀

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!